La configuración de Pardot "Allow Multiple Prospects with the Same Email Adress" y sus implicaciones

    Publicado por Santiago Tabuenca el 3 de agosto, 2020

    Desde hace ya años, se cambió la configuración de Pardot  para la identificación única de  un prospecto. El tema tiene su lógica, ya que SalesForce compró Pardot como la típica herramienta de Inbound o Automation B2B y lo normal es que tengan el dato de email como campo único. Sin embargo, lo lógico es que fuera integrándose cada vez más con SalesForce CRM y ahí es donde aparece el conocido CRM ID como dato único.

     

    Allow Multiple Prospects with the Same Email Adress

     

    Explicaciones de Pardot para usar esta configuración

     

    • Cuando tienes intencionadamente duplicados en Salesforce puedes tener el mismo “mapa” en ambos entornos.
       
    • Cuando quieres tratar el email como cualquier otro dato del prospecto, no hay ningún problema en cambiar ese dato de email. El ID único mantendrá ambos lados sincronizados.
       
    • Cuando usas SalesForce Engage, esta característica alinea de una forma más precisa toda la información de engage con Salesforce y Pardot.
       
    • Por otro lado, si tienes un mercado muy variado a nivel de productos y/o servicios y tienes registros diferentes en función de: si es cliente de una línea de negocio u otra, o es cliente de tu área b2c y b2b como contacto en una empresa, etc. Con este sistema lo tienes resuelto, no así con el anterior. Aunque se nos ocurren otras opciones de tenerlo resuelto y sin riesgos, mediante custom objects de compras, o lead scoring de categorías, etc. 

     

    De todas formas, a todos los que usamos estas herramientas nos entra cierto temblor de piernas cuando vemos duplicados en nuestras bases de datos. Por ahora, hemos visto la parte bonita del sistema, pero puede haber otra:  como comunicar a un usuario que ya te ha comprado, una promoción de un producto que ya tiene. En estos casos, en los envíos tienes que ser mucho más cuidadoso e incluir filtros negativos para evitar así empeorar tu imagen de tu bien más preciado: tus clientes. 

     

    Errores de sincronización entre Pardot y Salesforce que te pueden generar duplicados 

     

    En artículos anteriores, vimos cómo evitar y corregir errores de sincronización entre Pardot y Salesforce. A continuación nombramos los principales errores que pueden generar duplicados:

     

    • Primer error: Importar nuevos ficheros sin el CRM ID. Si importas un nuevo listado de registros y marcas el email como dato único, crearás duplicados por cada uno de ellos si ya existen estos emails y tienen un CRM ID en Pardot.
       
    • Segundo error: Subir primero los registros a Salesforce. Cuando contamos con Pardot, deberíamos subir siempre los registros primero a Pardot. En caso contrario,cargamos Salesforce de un montón de registros muchas veces muy poco cualificados (en parte esa es la función de Pardot, cualificar prospectos).De esta forma, una vez cargados en Pardot, puedes hacer estrategias de lead nurturing y sobre todo leadscoring (una herramienta potente en Pardot) para determinar que pasen solo realmente prospectos que debe gestionar Ventas.

    • Tercer error: No dar permisos suficientes al conector de Salesforce para visualizar leads/ contactos o campos. Este es un tema que puede tener sus implicaciones en generar duplicados, tanto si el conector no tienen una visibilidad total de leads y contactos (puede generar duplicados) o bien no tiene visibles ciertos campos. Para este segundo caso, en Admin, Connnectors y yendo al de Salesforce (en la parte de errores de sincronización) podrás detectar ahí si esto te está causando problemas.

     

    Cómo limitar los duplicados que nos llegan de Salesforce a Pardot 

     

    Si activamos la sincronización de Salesforce a Pardot, salvo que tengamos una versión Advanced, es difícil poder controlar este tema. Muchas empresas desactivan la sincronización (sobre todo si tienen muchos registros en Salesforce y que además no quieren contactar) y se dedican a subir listas cuando lo necesitan. De Pardot a Salesforce CRM establecen reglas de automatización para que solo pasen los prospectos que realmente tienen relevancia para ventas. Si tienes la versión Advanced, el tema cambia, ya que ahí puedes usar Marketing Data Sharing, tema que tratamos en otro artículo dedicado en exclusiva a esta interesante opción que te limita de forma lógica los registros que van de SalesForce a Pardot. 

     

    Acciones para limitar los duplicados 

     

    • Limpiar minuciosamente los datos de Salesforce antes de importarlos a Pardot por primera vez. Así te asegurarás de que ningún registro tenga la misma dirección de email.
       
    • Configura reglas de de duplicación en Salesforce para Leads, Contactos, Lead to ContactContact to Lead. Asegúrate de que estas reglas se apliquen globalmente para toda la organización de Salesforce. 
    • Emplea una estrategia de sincronización selectiva para sincronizar selectivamente solo ciertos registros (Marketing Data Sharing) o un desarrollo personalizado por API, igual es un coste rentabilizado. 
    • Limitar el acceso de sus usuarios de Sales a Pardot para que no puedan crear nuevos prospectos 

     

    ¿Si hago un envío mando duplicados? 

     

    Es normal preguntar esto, pues existe el gran temor de mandar un email e impactar muchas veces a un pobre usuario. Sin embargo, la respuesta es que puedes estar tranquilo, no se mandan duplicados en un mismo envío de email en Pardot. 

     

    En conclusión, como ya hemos visto en varios artículos, el tema de sincronización entre Pardot y Salesforce no es una cosa fácil, a veces se hace rápido y mal pagando las consecuencias de varias maneras: a nivel de eficacia de marketing y ventas, y a nivel de pagar de más por duplicados que no deberían tener. El tiempo en tener este tema bien resuelto te aseguro que es un tiempo muy bien dedicado.

     


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    Temática: Salesforce Pardot