Reglas de automatización o Automation Rules en Pardot

Una vez que presentamos en un artículo previo el abanico de posibilidades de automatización que tiene Pardot, ahora nos adentramos en una de las herramientas más versátiles que tiene, las Automation Rules o Reglas de Automatización, un sistema en el que defines unos criterios de entrada para desencadenar una acción o varias consecutivamente. El sistema espera a que cada usuario desencadene la regla de automatización y ejecuta las acciones a nivel de usuario (estas reglas pueden ser únicas o repetitivas).

Esta herramienta es sumamente flexible y versátil, lo que la hace una opción de uso habitual en las configuraciones de Pardot. Además, su uso es bastante simplificado, intuitivo y sencillo lo que le añade la querencia hacia su uso, en lo primero que piensas es, ¿me vale una regla de automatización para esto?

Como hemos comentado, las Automation Rules te permiten realizar diferentes acciones de Sales y Marketing en función de la definición de unos criterios como desencadenantes. Estos desencadenantes quedan ahí latentes y esperando la «víctima propiciatoria” para desencadenarse y ejecutar acciones sobre dicho usuario. Estas reglas son retroactivas, pero si haces cambios sobre una regla ya activada no lo son.

 

Aspectos a tener en cuenta en las Automation Rules de Pardot:

  • Las reglas de automatización se pueden visualizar incluso en pausa, es decir, puedes ver cuántos prospects coincidirían con el criterio definido antes de activarlo y desencadenar las acciones.
  • Puedes configurarlas para que se repitan las acciones cada vez que se cumpla de nuevo el criterio. Además, puedes añadir 2 aspectos adicionales, si el sistema debe esperar x días para considerar esa repetición de nuevo y permitir la repetición de aquí al infinito o bien solo repetirla un número determinado de veces.

Configuración de Automation Rules de Pardot

  • Si dejas la opción de repetir sin marcar, y una regla actual se modifica, la regla no incluirá de nuevo prospectos que ya entraron, aunque vuelvan a entrar en el nuevo criterio.
  • Si borras una regla de automatización, parará de ejecutarse de forma inmediata, pero las acciones realizas no se desharán.

 

Consideraciones a tener en cuenta cuando usas Reglas de Automatización

 

Cuando estés configurando reglas de automatización tendrás que tener en cuenta:

  • Crear una nomenclatura clara para cada una de las Reglas de Automatización. Es típico no empezar con un protocolo de este tipo, y según se van añadiendo nuevas automatizaciones se llega a un caos. El caos a nivel de nombres no es un problema, el problema puede ser generar automatizaciones repetitivas o contradictorias entre ellas por no tener claro lo ya definido.
  • A veces para ciertos usuarios es confuso el sistema de cumplimiento de criterios, pero realmente son sencillos, son solo dos:

    Match All – Requiere que todos se cumplan, sería el tipo AND
    Match Any – Requiere que al menos uno se cumpla, sería el típico OR

Una vez creada, estará en el status «pause”, todavía te queda crear la campaña al completo y ver el preview para poder activarla.

Para terminar esta explicación de las reglas de automatización, os ponemos una relación de criterios que tiene como opción Pardot y las acciones que puedes realizar. Verás que las opciones son múltiples y comprenderás el porqué de su capacidad y flexibilidad.

Criterios

 

Prospect CRM Campaign 
Prospect CRM campaign status 
Prospect CRM status 
Prospect account custom object 
Prospect account field 
Prospect assigned queue 
Prospect assigned user 
Prospect assignment status 
Prospect custom field 
Prospect custom object 
Prospect custom redirect 
Prospect default field 
Prospect email opens 
Prospect email status 
Prospect file 
Prospect form 
Prospect form handler 
Prospect grade 
Prospect landing page 
Prospect list 
Prospect opportunity