El problema de los duplicados en Pardot y cómo minimizarlos

    Publicado por Santiago Tabuenca el 5 de septiembre de 2022

    Sí, Pardot puede tener duplicados, la configuración por defecto tiene la opción: Allow Multiple Prospects with the Same Email Address, algo que Salesforce explicó para poder tener un reflejo real de Salesforce en tu Pardot (en Salesforce puedes tener duplicados, intencionadamente o no), algo que ya hemos tratado en otros artículos.

     

    Aunque esa opción de tener duplicados es cierta, muchas veces es más el “susto” que se lleva mucha gente que la realidad en cifras.



    Pero una cosa no quita la otra, tenemos que tener la mayor precisión de datos posibles en Pardot y eso pasa por minimizar nuestro número de duplicados; si no, corremos el riesgo de retroalimentar con información errónea o en el registro menos importante de una información que puede ser crucial a nivel de negocio.



    Eso sí, un matiz importante que siembra dudas habitualmente es: si tenemos duplicados, ¿pueden nuestros usuarios recibir la comunicación repetida?



    La respuesta es NO, al menos al mismo email, Pardot no mandará el mensaje más de 1 vez por email (otra cosa es que el prospecto tenga diferentes emails en Pardot, que a veces ocurre, o incluso emails redirigidos, algo que, aunque más remotamente, también pasa).

     

    ¿Cómo verifica Pardot un nuevo Prospecto?

     

    Como comentábamos antes, no es tan fácil que se genere un duplicado. Cuando entra un nuevo registro, Pardot hace múltiples verificaciones, como vemos en esta imagen:

     

    diagrama_sincronizacion_pardor_salesforce_sales_crm_ES

     

    Pero el problema suele tener otro origen, de hecho, este suele estar muchas veces en Salesforce (que sí admite claramente duplicados); es decir, no es problema de Salesforce en sí, sino de nuestra administración del mismo.



    Visto el problema, ahora vamos al siguiente paso...

     

    ¿Cómo puedo verificar el número de duplicados que tengo en Pardot?

     

    Como esto es un ecosistema bidireccional, debemos buscar en ambos lados.

     

    Para buscar los duplicados en Pardot....


    Primero, vamos a Pardot,  a la pestaña de Prospectos, y puedes filtrar por “Todos los prospectos” y lo puedes exportar a una hoja de cálculo. Abres el fichero en excel, y ahí tienes la opción de “Eliminar duplicados” en la sección de datos. Comparando los que te quedan, puedes saber el número de duplicados que tenías en Pardot.



    HubSpot Video



    Para buscar los duplicados en Salesforce

     


    En Salesforce puedes hacer también un Informe de duplicados, tanto para Leads como para Contactos. La forma más fácil de ver rápidamente si tienes duplicados en Leads o Contactos es generar un informe, por ejemplo, de Leads y verás en la parte superior que ya te figura el total de Registros y el número de Emails únicos. Con eso ya tienes una referencia, aunque también puedes hacer una agrupación por campo email, que vendría a ser lo mismo; pero en ese caso te aparecerá al final de la tabla el dato de emails únicos.



    HubSpot Video




    Una opción alternativa como administrador de Salesforce es usar Developer Console y meter en el query console estas SQL:



    Para Leads:

     


    SELECT Email, COUNT(Id) FROM Lead GROUP BY Email HAVING COUNT(ID)>1 ORDER BY COUNT(ID) DESC


    salesforce-lead-query-to-find-duplicates

    Para contactos:


    SELECT Email, COUNT(Id) FROM Contact GROUP BY Email HAVING COUNT(ID)>1 ORDER BY COUNT(ID) DESC


    Y directamente te aparecerán los emails que tienen repeticiones:


    salesforce-lead-report-to-find-duplicates

     

    Configuración del conector de Salesforce en Pardot

     

    Por otro lado, para minimizar el número de duplicados en Pardot, debes verificar esta configuración dentro del conector de Salesforce:

     

    salesforce-pardot-connector-setting-use-email-match

     

    Reglas de duplicados

     

    Otro aspecto que tendrás que configurar para acabar de raíz con los duplicados son las reglas de duplicados en Salesforce. No vamos a abarcar este aspecto en este artículo, el propio Salesforce tiene recomendaciones a este respecto y nosotros también trataremos este tema en futuros artículos.


    Lo que sí hay que tener mucho cuidado con estas reglas para que sean precisas; porque, si no, empezarán a aparecer incidencias de sincronización entre Pardot y Salesforce con datos potencialmente duplicados. Por eso, recomendamos reglas que no generen restricciones amplias y que, una vez aplicadas, tendrás que supervisar las incidencias que se están generando en el conector de Salesforce.



    salesforce-pardot-connector-sync-errors



    Usa merge en vez de borrar ningún dato

     

    Es importante fijar este concepto, la mejor opción es hacer un “merge” en Salesforce, ya que Pardot unificará la información que tiene de ambos registros. Incluso si uno tiene actividad y otro no, mezclará ambas informaciones.


    Si un contacto tiene una oportunidad, éste debe mantenerse.


    En el caso de tener duplicado entre lead y contacto, la secuencia sería convertir el lead en contacto y luego hacer un merge.


    Pero en resumen, la palabra clave es merge.

     

    Nueva llamada a la acción


     


    Conclusión

     

    Aquí hemos podido ver una pequeña introducción y pistas para afrontar el tema de duplicados entre Salesforce y Pardot, en otros artículos iremos profundizando más en determinados aspectos, como reglas de deduplicación, informes, etc.

     



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    Temática: SF Pardot