Ya hemos visto anteriormente cómo diseñar nuestra estructura de datos en Salesforce. Ahora llega el momento de mover nuestros datos a Salesforce Marketing Cloud.
Si la importación es de datos que no se actualizan mucho, a veces se hacen importaciones manuales. En este caso, será suficiente con crear una Data Extension y ejecutar el asistente de importación en esa Data Extension y seguir los pasos. Solo hay que tener cuidado con el formato, preferiblemente Utf-8 y la definición de campos para que no haya ningún problema, tanto en la importación como en el uso posterior de los mismos.
Pero en la mayoría de los casos, serán procesos automatizados (para eso tenemos una herramienta como Salesforce Marketing Cloud, para ahorrarnos tiempo entre otras cosas). Para estos procesos automatizados lo más normal será hacer uso del protocolo FTP, pero vamos a verlo con todo detalle y paso por paso
Por ahora, nos podemos quedar con la idea de los procesos básico de importación: dejamos un fichero en el FTP; y si ya está en CSV, el proceso sería como la option 2 de esta imagen. En caso de necesitar descomprimir o desencriptar, habrá un proceso intermedio (File Transfer) en el que se realizará esa descomprensión o desencriptación previa.
Antes de empezar a importar ficheros, siempre tienes que configurar una cuenta de FTP en Marketing Cloud. Para los que no conocen este sistema, FTP es el acrónimo de File Transfer Protocol. Por lo tanto, como su nombre indica, es un sistema que se creó para la transferencia segura de ficheros de cierto tamaño (pueden ser también pequeños, pero fue creado como una respuesta para las situaciones en los que tengan que ser de gran dimensión).
Todas las cuentas de Marketing Cloud vienen con un sistema de SFTP (Secure FTP) con el que puedes configurar y preparar diferentes accesos para usuarios y/o carpetas, que tienen que estar creadas antes de iniciar estas importaciones automatizadas de datos.
Los pasos para configurar una cuenta son sencillos:
Una vez que generas una cuenta de este tipo, Marketing Cloud te creará automáticamente dentro de ella las carpetas: Import, Export y Reports. Es importante no borrarlas, porque son relevantes.
También puedes usar sitios externos para los datos, eso ya depende de tu decisión. En la pestaña File Locations, Marketing Cloud te permite elegir entre otras opciones:
Antes de empezar, Marketing Cloud te da la opción de gestionar ficheros que están encriptados y/o “zipeados”. Si es el caso de la importación que te estás planteando, necesitarás un paso adicional que se denomina File Transfer.
Esta actividad realiza dos procesos: un primer paso, que guarda el fichero en el “Safehouse” de Marketing Cloud; y uno segundo, que desencripta y/o descomprime el fichero para luego ser importado.
Marketing Cloud elimina todos los ficheros de SFTP o del Safehouse cada 21 días. Por lo tanto, es un sistema temporal y debemos extraer los datos previamente a ese borrado.
Tenemos disponibles 3 vías para importar datos en Marketing Cloud:
El sistema de importación de datos de Marketing Cloud utilizará una actividad previamente definida y la usará en la actividad de automatización. Tiene las siguientes opciones:
Cuando usas un patrón (es lo más habitual), puedes incluir variables de fecha para identificar el fichero de forma unívoca. Si el fichero solo se actualiza diariamente, puede ser un patrón de este tipo:
Lo primero a definir es dónde dejaremos el fichero y el patrón de nombre de este. En este caso, vamos a hacerlo en el FTP de Marketing Cloud: Marketing Cloud Enhanced FTP Site y en el directorio Import y el patrón de nombre. En este caso, vamos a usar un nombre fijo y añadiremos variables de fecha para tener clara la importación del fichero, que aquí será diario.
Necesitaremos crear 2 actividades y una automatización:
Automatización: dentro de la automatización meterás un desencadenante o trigger (puede ser por tiempo o cuando dejes el fichero) y añadirás ambas actividades en su orden correcto.
Veámoslo paso por paso....
Definimos la actividad de File Transfer. En el primer paso es sencillo, marcamos la opción manage file que es para recoger ficheros, pones un nombre y adelante...
Ya tendríamos ambas actividades creadas. Ahora tenemos que automatizar el proceso, por lo que nos vamos a Automation Studio y creamos una nueva automatización, le ponemos el nombre que corresponda (es muy importante tener un correcto protocolo de creación de nombres de todo en Marketing Cloud, si no acabarás teniendo un buen caos en la herramienta) y vamos a ir añadiendo acciones....
Y ya definido el trigger, incluimos las 2 actividades previamente marcadas.
¡Todo terminado!
Bueno, no del todo. Yo recomendaría algunas cuestiones adicionales. La primera sería añadir un aspecto que me gusta incluir, una verificación, ya que como último paso puedes poner una “Verification”. Imagina que falla (por algo) el fichero y tienes un overwrite y se queda el fichero con 0 clientes. ¡Vaya tela! Si quieres saberlo, basta con añadir el “Verification” y decir que, si el count es menor que 10, por ejemplo, te mande un email.
También recomiendo que vayas a la pestaña ACTIVITY y rellenes al menos un email, para el caso en el que falle la automatización o Marketing Cloud haga un skip por algún motivo.
¡Ya sólo queda activar la automatización y todo terminado!
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