Inicialmente, evaluaste tus deseos y necesidades del negocio para escoger entre HubSpot y Salesforce qué plataforma usar y has tenido buenos resultados. Pero probablemente hayas analizado la posibilidad de usar la otra por algunas ventajas que presenta, o tal vez quieras usar ambas, porque cada una brinda eficiencia y eficacia al negocio. Pero… ¿las has integrado?
Si tu respuesta es afirmativa ¡felicidades! Has implementado una excelente estrategia de gestión empresarial para el sistema de marketing, ventas, automatizaciones, servicio y de seguimiento. Y, si aún no lo has hecho y tienes algunas dudas, te las resuelvo a continuación.
¿Qué trae cada plataforma?
SalesForce es una plataforma CRM (Customer Relationship Management) enfocada principalmente en la gestión de ventas, realizando seguimiento de leads, contactos, cuentas, oportunidades, tareas y/u otros objetos personalizados de interés, según lo que requieras como empresa, para que puedas realizar la automatización de procesos comerciales y dar soporte al cliente. Permite la personalización y escalabilidad, con la posibilidad de sincronizar con otras herramientas empresariales.
Por su parte, HubSpot es una plataforma de inbound marketing, ventas y servicio que se destaca por automatización de Marketing, como campañas de email, formularios, landing pages, redes sociales… También permite llevar la gestión de contactos (segmentación y puntuación), diseñar automatizaciones (workflows), asignar leads y creación de notificaciones, así como realizar el análisis de marketing.
¿En que destacan HubSpot y SalesForce?
HubSpot
- Incluye todas las herramientas necesarias para ejecutar campañas de marketing, automatizaciones, SEO, redes sociales, formularios y landing pages.
- Presenta una interfaz intuitiva, de fácil uso, se puede usar sin formación avanzada.
- Se puede implementar de forma rápida, no requiere desarrollos complejos ni consultores para empezar.
- Permite comenzar a usar el CRM de forma gratuita y escalar según necesidades.
- Las automatizaciones (Workflows) son fáciles de crear para marketing, ventas y servicio.
- Rastrea visitas web, clics, formularios en tiempo real.
SalesForce
- Permite realizar un seguimiento detallado de oportunidades, cotizaciones, contratos y pipeline en la gestión de ventas.
- Se puede desarrollar con Apex, Visualforce y Flows para adaptar procesos complejos.
- Permite modelar procesos empresariales internos complejos, estableciendo reglas de negocio, flujos de etapas y aprobación de distintos niveles, muy detallados y con lógica compleja, si así lo requieren.
- Altamente integrable con otros sistemas.
- Altamente Escalable para grandes empresas, soporta estructuras complejas, múltiples equipos y grandes volúmenes de datos.
¿Por qué es importante sincronizar HubSpot y Salesforce?
Usar HubSpot y Salesforce por separado puede parecer suficiente. Pero si no están sincronizados… ¿te has preguntado cuánto está afectando esto a tus resultados sin que lo notes? Ten en cuenta que puede provocar:
- Falta de alineación entre marketing y ventas, generando leads en marketing que no lleguen a ventas o lo hagan sin contexto, operando con información distinta, tiempos descoordinados y objetivos que no siempre convergen, generando pérdidas de oportunidades y una experiencia inconsistente para el cliente.
- Duplicación de datos, contactos y empresas, generándose errores en la comunicación o repitiendo envíos, invirtiendo mayor esfuerzo limpiando, validando y corrigiendo la información que debería estar sincronizada. La falta de integración convierte la gestión de datos en una tarea manual, propensa a errores y con impacto directo en la eficiencia comercial y la experiencia del cliente.
- Falta de visibilidad del ciclo completo del cliente, desde la primera visita web hasta el cierre de venta.
- Desconexión de las automatizaciones de marketing y ventas por falta de comunicación entre sí.
- Informes incompletos, ya que no se puede medir el ROI real de las campañas ni el impacto en ventas.
¡Decidido! Integraremos HubSpot y SalesForce… pero, ¿y después?
Integrar ambas plataformas puede parecer sencillo —y en muchos aspectos lo es —pero requiere planificación y cuidado para evitar errores que pueden afectar la calidad de los datos y la eficiencia de los equipos.
Paso previo a integrar: planificación estratégica
- Definir los objetivos, responder a preguntas que te darán información como ¿por qué se quiere integrar HubSpot y SalesForce? ¿Qué procesos queremos mejorar y automatizar? ¿Qué resultados esperamos obtener?
- Identificar los Stakeholders y equipos involucrados, quiénes serán los usuarios principales y los equipos que participarán en la toma de decisiones (marketing, ventas, TI). Definir responsables y puntos de contacto.
- Determinar los procesos actuales en ambos sistemas, así como los objetos que se van a sincronizar (Lead, Contactos, Cuentas, Oportunidades) y establecer las reglas de sincronización.
- Evaluar la calidad, estructura y consistencia de los datos en ambas plataformas; y, de igual forma, identificar duplicados, campos vacíos o inconsistencias.
- Detallar los datos que van a fluir entre HubSpot y SalesForce, los campos que son críticos para el negocio, acciones que dispararán sincronizaciones o automations (creación de un Lead, cambio de estado, etc), reglas de mapeo.
- Considerar las limitaciones técnicas que pueden existir en la integración nativa, riesgos en cuanto a la calidad de datos, duplicidad o pérdida de información.
- Establecer KPIs para monitorear el éxito de la integración, por ejemplo, reducción de errores (duplicados, conflictos, campos no mapeados), velocidad de respuesta de contacto, incremento en conversiones, mejora en la calidad de datos, consistencia, reducción de costos operacionales (reducción de tareas manuales), incremento en ingresos atribuibles a campañas, etc.
Problemas que se pueden presentar
Es importante tomar en cuenta estas consideraciones o se pueden presentar ciertos inconvenientes:
- Pérdida o sobreescritura de datos importantes.
- Errores de sincronización por campos incompatibles y/o datos incompletos.
- Envíos de correos no deseados, asignaciones incorrectas.
- Duplicación de registros, informes inexactos, retrabajos, disminución de eficiencia y productividad.
- Pérdida de oportunidades, descoordinación entre marketing y ventas.
En conclusión…
Integrar HubSpot y Salesforce es una decisión estratégica y debe ser hecha correctamente, potencia lo mejor de ambas plataformas y, si no se planifica, puede generar más problemas que beneficios.
Mas adelante te detallaremos cada paso que sigue para llevar a cabo la sincronización, realizarla y que conozcas las consideraciones a tener en cuenta.
Si deseas más información y deseas soporte técnico para llevar a cabo el proceso de sincronización puedes contactarnos a través de nuestro formulario.
