Cómo identificar y eliminar duplicados en Salesforce para no tenerlos en Pardot

    Publicado por Santiago Tabuenca el 12 de septiembre de 2022

    Seguramente, como usuario de Pardot, te sonará el acrónimo AMPSEA, que viene a significar: Allow Multiple Prospects with the Same Email Address.

    IMPORTANTE, si tu cuenta de Pardot se creo después del 14 de junio de 2016, por defecto tiene está opción verificada y no puede ser modificada.


    El argumento desde la perspectiva de Salesforce es: esta función alinea más estrechamente a Pardot y Salesforce. Cada interacción de marketing aparece en registros individuales en Salesforce, y cada interacción de Engage se sincroniza con el prospecto coincidente en Pardot.


    Pero en algunos casos, puede ser un auténtico dolor de cabeza y no ver en el contacto o lead la actividad que esperabas ver o que necesitas para detonar procesos de ventas o marketing.

     

    ¿Qué implica? Que si tienes duplicados en SF, los puedes tener en Pardot.


    Mediante el sistema AMPSEA significa que, por cada cliente potencial o contacto en Salesforce, tienes un registro de Prospect equivalente. Cualquier duplicado creado en el lado de SF se sincronizará con Pardot, y con duplicados nos referimos a cualquiera entre leads, entre contactos, o entre contactos y leads.


    Si tienes este problema, puedes sacar conclusiones equivocadas y otro aspecto, puedes llegar al límite de tus prospects en Pardot, incurriendo en costes extras innecesarios.


    Para entender mejor la lógica de sincronización entre SF y Pardot, aquí te incluimos un gráfico aclaratorio de cómo es la estructura de datos y sincronización entre ambas plataformas:

     

    data-model-salesforce-pardot

     

    Explicado el problema, ahora nos falta pasar a las soluciones, estas van por dos caminos, tener unas reglas de deduplicación bien construidas, más allá de las standard que vienen por defecto ya en la instalación base de Salesforce y tener un informe que permita ver a posteriori, si tenemos duplicados en nuestros objetos de leads y contactos.



    Pasos para crear un informe de duplicados de Leads y Contactos:

     

    1. Ir a Setup.

    2. Buscar “Report Types”.

    3. Siguiente.

    4. New Custom Report Type.

    5. En la siguiente pantalla metes la información que quieras, asegúrate de sí elegir como Primary Object “Duplicate Record Sets” y eliges la opción “Deployed”.

      salesforce-reporte-duplicates

    6. En la siguiente pantalla eliges la única opción:

      salesforce-duplicate-rule-items

    7. Y ya tienes este nuevo tipo de Informe


    Ahora, lo que queda es generar el informe: vas a informes (Reports) y creas un nuevo informe, eligiendo este nuevo tipo de informe que has creado.


    En el informe automáticamente te aparecerán los duplicados; si quieres ver más claros los resultados, agrupa por la columna Duplicate Record Name y verás la información más clara de todos los duplicados, ahora puedes ir a cada duplicado y hacer un Merge de todos ellos.


    No obstante, te recomiendo (como son muchos pasos), que veas este vídeo explicativo donde aparecen todos los pasos realizados, incluso llegando a hacer el MERGE final de 2 Leads.

     

    En el informe te aparecerán los repetidos tanto de Leads, como Contactos y potencialmente también Accounts.

     

    HubSpot Video

     

    Manejo de los informes


    Esta parte ya quedaría más a tu elección. En este caso, el reporte lo hemos creado privado, pero lo suyo es crear permisos a usuarios, para que cada uno pueda controlar sus reportes de duplicados y hacer los Merge con mayor criterio.

     

    Con esta solución, minimizarás aún más los duplicados en Salesforce y por extensión en Pardot.

     

    Nueva llamada a la acción

     



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    Temática: SF Pardot