Como su nombre indica Automation Studio es una herramienta para automatizar diferentes tipos de procesos, pudiendo gestionar tus datos, automatizar tareas para la segmentación y campañas de correo electrónico. En este artículo veremos cómo usar Automation Studio con Journey Builder.
Las automatizaciones se pueden programar para que se ejecuten a una cadencia establecida, se ejecuten según sea necesario o se activen al soltar un archivo en un FTP.
Pero, además, las automatizaciones se pueden estructurar por pasos, es decir, podemos hacer que un paso comience cuando el anterior se haya ejecutado correctamente. Así podemos controlar que un fichero se ha subido y extraído correctamente antes de hacer un envío a los registros que contenía.
En general, Automation Studio de Salesforce Marketing Cloud nos permite automatizar una gran variedad de procesos de marketing. Nos abre una puerta ante la posibilidad de trabajar con segmentación avanzada, reportes e integración de datos avanzada.
¿Qué actividades podemos encontrar en Automation Studio?
- Send Email Activity: Nos permite seleccionar y configurar mensajes de email para enviar de forma independiente o dentro de una secuencia programada. Además, existe la posibilidad de crear una Send Definition customizada para aplicar en otras automatizaciones.
- Import File Activity: Nos da la posibilidad de subir un archivo con el que actualizar una lista de suscriptores o una data extension.
- File Transfer Activity: Automation Studio permite a los usuarios actualizar listas de suscriptores o data extensions usando un archivo externo. Puedes definir los detalles de la importación creando una import definition durante el proceso de transferencia de datos. Las import definitions son usadas cada vez que se ejecuta una actividad de transferencia de archivos o File Transfer Activity.
- Data Extract Activity: Esta actividad puede ser utilizada para exportar datos como los rebotes, clicks y conversiones de un email. Data extract crea una carpeta para usar fuera de Salesforce Marketing Cloud. Además, también puede ser creada para extraer datos de una data extension.
- SQL Query Activity: Una SQL Query recupera información de una data extension o data view de acuerdo a los criterios establecidos para incluir esta en otra data extension. Podemos utilizar SQL queries para opciones avanzadas de segmentación o para obtener informes detallados.
- Filter Activity: Se utiliza para segmentar un grupo o crear una data extension segmentada. Podemos filtrar suscriptores o contactos y segmentarlos según sus atributos y sus características. Una filteractivity es una gran oportunidad para segmentar los datos sin necesidad de aplicar código, pero nuestras opciones serán limitadas y no podremos realizar segmentaciones avanzadas.
- Script Activity: Una script activity se utiliza para implementar personalizaciones avanzadas en emails o landing pages. Gracias a ello podemos imprimir los datos que encontramos dentro de una data extension en los campos personalizados.
- Wait Activity: Esta actividad pausa las automatizaciones por un tiempo específico antes de pasar al siguiente nivel. Podemos agregar múltiples actividades de espera en una automatización.
Tareas que se pueden realizar con Automation Studio
Campañas por lotes
Un uso muy habitual es utilizar esta herramienta para hacer acciones por lotes, se puede fijar la cadencia que se quiera y ejecutar un lote que entre con un criterio determinado o de un fichero...
Gestión de bases de datos y ficheros
Para realizar tareas de extracción, creación de sql queries para manejo de datos, transferencia de ficheros, ejecutar filtros… Puedes hacer operativas como:
- Coger un fichero del ftp, y definir una importación para agregar estos nuevos registros a una data Extension.
- Crear una SQL query para cruzar por ejemplo dos tablas relacionadas y guardar los resultados en una data Extension y ejecutarlo cada cierto periodo de tiempo.
- Realizar filtros sobre DE y usarlos o crear una DE resultante con estos datos. Por ejemplo, filtrar de todos tus registrados, los que su fecha de nacimiento coincide con el día de ejecución del filtro.
Extracciones, Tracking e informes
Automation Studio también se puede usar para extraer y generar reportes de forma automatizada realizando extracciones de datos del tracking y de los reports de Marketing Cloud.
- Scripts: Otra opción de automatización muy versátil es la creación de scripts que se realizan en el lado de servidor mediante codificación javascript. Mediante estos scripts puedes hacer infinidad de operaciones para añadir a una automatización: desde actualizar campos en una tabla, hacer una llamada rest Api, etc. Una vez definido este script puedes hacer uso de él en cualquier automatización.
Formas de combinar Automation Studio con Journey Builder
Journey disparado por un Automation Programado (Scheduled Automation)
Nuestro journey tendrá como Data Entry un tipo especial de Schedule type que se llama Automation Schedule que nos permitirá seleccionar las automations que tenemos disponibles para activar nuestro Journey. Nuestro Journey se disparará cada vez que se ejecute nuestra Automation.
Journey disparado por un Automation Disparado (Triggered Automation)
A la hora de programar el Automation que disparará el Journey vamos a elegir la opción de Filedrop Automation o Triggered Automation. En lugar de definir una hora y día/s para la ejecución de nuestro Automation (y de nuestro Journey asociado, de rebote) podemos programar la ejecución para que se activase con la carga de un fichero CSV con una nomenclatura específica.
Cuando alguien deje en el FTP de Salesforce (Enhanced FTP) un fichero que encaje con la regla que hemos definido, todos los steps de nuestro Automation se ejecutarán secuencialmente. Pueden ser una carga de datos a un Data Extension con un Import File Activity, segmentaciones, queries…. Y por como último paso, disparará a su vez nuestro Journey asociado.
Journeys “conducidos” por un Automation
Las Query Activities nos van a permitir utilizar los datos de cualquier Data Extension en Salesforce Marketing Cloud para almacenar el resultado en un Data Extension, en nuestro caso, el Data Extension de nuestro Journey.
Por ejemplo, hemos preparado un webinar al que van a asistir (o no) los usuarios a los que hemos enviado una invitación desde Salesforce Marketing Cloud. A posteriori enviamos un recordatorio a los usuarios el día antes del evento.
Si un par de días del evento queremos enviar un post evento distinto en función de si el usuario ha asistido o no al mismo, agradeciéndole su asistencia o lamentando que no haya podido venir lo podemos hacer de la siguiente manera.
Esa información de asistencia va a estar almacenada, por ejemplo, en un Data Extension que se cargará a Salesforce Marketing Cloud para que la tengamos disponible. De este modo podemos preparar un Filedrop Automation que importe los datos diariamente a esta Data Extension y a su vez, que con una Query Activity, actualice el campo del Data Extension del Journey cambiando el valor de 0 a 1 en el caso de que el usuario haya asistido al webinar.
Si ahora utilizamos ese campo en nuestro Journey con un Decision Split, vamos a separar los caminos para asistentes y no asistentes, y así enviarle a cada uno la comunicación que le corresponda
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